يحتوي قالب الخطاب الرسمي المراد طباعته على عدة نماذج وتنسيق محدد للكتابة نقدمه لك حول هذا الموضوع لأن العديد من المتقدمين في الشركات والمؤسسات مطالبون حاليًا بكتابة خطاب رسمي إلى الشركة وهذا هو الخطاب الرسمي إذا كان كذلك عندما يتعلق الأمر برسالة موجهة إلى جهة حكومية معينة ، فهناك العديد من تنسيقات الرسائل الرسمية التي تحقق الهدف المنشود من إرسال البريد إلى الجهات الحكومية.
خطابات حكومية رسمية
هناك نوعان من الرسائل الرسمية النوع الأول هو الرسالة الرسمية الموجهة من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى ، والنوع الثاني هو الخطاب الرسمي الموجه من الأشخاص إلى الجهات الحكومية.
كما يختلف محتوى الخطاب الرسمي ، حيث توجد خطابات رسمية بهدف تقديم شكوى وخطابات أخرى بغرض استكمال الإجراءات الإدارية لإتمام مهمة محددة.
أما بالنسبة لشكل الخطاب الرسمي فلا فرق بين أن يكون من جهة حكومية إلى أخرى أو من شخص إلى جهة حكومية ، لأنه في جميع الأحوال يحتوي الخطاب الرسمي على عناصر معينة يجب أن تكون متاحة لتحقيق الهدف المقصود. خطاب.
لذلك يلجأ البعض إلى الأشخاص المتخصصين في صياغة الخطابات الرسمية بشكل احترافي وصحيح ، مثل المحامين ذوي الخبرة في هذا المجال ، حيث إن عدم وجود الشخص المناسب للمساعدة في صياغة خطاب احترافي يعني أن الشخص يلجأ إلى الارتجال ، مما يجعل الكلام غير مناسب يفتقر الاحتراف ولا يعتبر في مصلحة الحكومة.
قالب خطاب رسمي قابل للطباعة
في الفقرات التالية نقدم استمارة وشكل احترافي للكتابة الرسمية ، حيث أن حقيقة أنها تفتقر إلى بعض العناصر وغير مكتوبة بشكل رسمي معين يمكن أن تجعلها غير معترف بها من قبل بعض الجهات الحكومية أدناه نقدم استمارة جاهزة طباعة نموذج خطاب رسمي.
اكتب الخطاب الرسمي
هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي موجه إلى جهة عامة أو خاصة ، وتشمل ما يلي
1 طبيعة الخطاب الرسمي
هناك أنواع مختلفة من الرسائل الرسمية ، وهي متشابهة في الشكل العام ، ولكن تختلف صياغة المحتوى باختلاف نوع الخطاب ، حيث إنها رسائل موجهة من قبل شخص إلى سلطة بغرض تقديم شكوى. يجب أن يخضع لإجراءات تنظيمية معينة ، ويمكن لهذا الشخص أيضًا العمل في الشركة نفسها أو الاستفادة بطريقة أو بأخرى من الخدمات التي يقدمها.
هناك أيضًا رسائل رسمية موجهة من جهة حكومية إلى أخرى ، تمامًا كما توجد خطابات رسمية موجهة من جهة رسمية إلى شخص معين لإبلاغه بأمر معين ، وتختلف هذه الرسائل عمومًا في نقطة واحدة بسيطة عن بعضها البعض ولكن جميعها يجب معرفة جوانب هذا الاختلاف. حتى يتم الاعتراف بالخطاب مهنيا ورسميا.
2 صيغة الخطاب الرسمي
لا يوجد فرق كبير في شكل جميع أنواع الخطابات الرسمية ، والاختلاف يقتصر فقط على المحتوى ، حيث يجب استخدام الورق الأبيض أو الأصفر الفاتح للكتابة ، ويجب أن تحتوي هذه الورقة أيضًا على شعار الجهة التي يتم توجيه الرسالة يتم توجيه الخطاب الرسمي.
يجب كتابة الخطاب الرسمي في برنامج وورد بخط Arial وحجمه 16. في حالة كتابة الخطاب الرسمي يدويًا ، يجب استخدام قلم أزرق وليس أسود حتى يتمكن من التمييز بين الحرفين. نسخة أصلية ومميزة.
يجب ألا يحتوي الخطاب الرسمي على أي صور أو رسوم بيانية ، ولا يجب على المؤلف وضع إطارات على الصفحة عند الكتابة ، وترك مسافات مناسبة بين السطور عند الكتابة حتى تبدو الرسالة واضحة ومنسقة.
3 صيغة الخطاب
يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بالتحية للمكتب الرسمي الموجه إليه الخطاب أو للشخص الموجه إليه الخطاب ، ثم التحية (بصدق وبعدها) ، ثم اسم الشخص الذي أرسل الخطاب ، متبوعًا بـ. الغرض من المسؤول يتم إيجاز الخطاب بشرط أن يكون الغرض من الخطاب واضحًا.
4 محتوى الخطاب الرسمي
يجب أن يكون محتوى الرسالة موجزًا وواضحًا ، ويجب تقسيم الخطاب الرسمي إلى عدة عناصر لتوضيح الغرض الذي يريد المرسل توضيحه للمرسل إليه سواء كان شخصًا طبيعيًا أو جهة رسمية.
5 استكمال الخطاب الرسمي
في نهاية الخطاب الرسمي ، يجب تقديم إقرار إلى الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه ، مثل “شكرًا جزيلًا لك”. كما يجب تضمين اسم المرسل وتوقيعه.
أهمية الخطاب الرسمي
- اللغة بشكل عام لها أهمية كبيرة في حياتنا ، سواء على مستوى العمل أو في العلاقات الاجتماعية ، حيث تعتبر وسيلة اتصال بين الناس أو الجهات الرسمية.
- الخطاب هو وسيلة الاتصال المناسبة بين الجهات الحكومية أو بين شخص ومسؤولي الجهة التي يعمل بها ، خاصة في حالة الرغبة في تقديم شكوى أو اقتراح محدد.
- توفر لك الرسالة الرسمية الكثير من الوقت والجهد في طريقك إلى المكتب الرسمي البعيد.
- الخطاب الرسمي هو نوع من المستندات الرسمية التي يمكن الاحتفاظ بها لتوثيق مسائل معينة.
- تُستخدم اللغة للإعلان عن شيء ما ، وهذا واضح بشكل خاص في خطابات الأعمال.
من أجل بناء علاقة جيدة مع مديرك وتقديم خطاب شكر وتقدير لك ، أدعوك لقراءة موضوعنا
أنواع الخطابات الرسمية
1 الخطاب الإداري
خطاب التعزية هو خطاب رسمي من الرئيس التنفيذي لإعلام الموظفين داخل الوكالة بحقائق معينة أو توضيح تعاليم وقرارات معينة.
2 الخطاب التجاري
الخطاب التجاري هو خطاب رسمي يستخدم في المؤسسات التجارية للترويج لمنتج معين. يحتوي الحرف التجاري في الأعلى على ما يعرف بالورق ذي الرأسية ، والذي يحتوي على كل ما يتعلق بالجهة الرسمية ، مثل ب الاسم ، النشاط التجاري ، المكان ، السجل التجاري ، الشعار ، البريد الإلكتروني ، رقم الهاتف. ، وغيرها.
نصائح لكتابة خطاب رسمي
- يجب استخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة خطاب رسمي.
- يجب على الكاتب أن ينظم أفكاره بشكل منطقي وأن يكون صادقًا في تقديم المعلومات الواردة في الخطاب الرسمي.
- يجب الانتباه إلى الموضوعية وتجنب التحسينات الإبداعية وأشكال التعبير الأدبي.
- يجب على المؤلف أن يذكر بإيجاز ووضوح المعلومات التي تحقق الغرض من الخطاب.
- إذا تمت كتابة خطاب رسمي ردًا على خطاب سابق ، فيجب على المرسل تضمين رقم الخطاب والتاريخ ووصفًا موجزًا لمحتوياته في الرسالة الجديدة.
- يجب عليك اتباع نهج منطقي عند كتابة خطاب رسمي وتجنب إظهار المشاعر الشخصية.
- قم بالتنسيق والترتيب بشكل واضح لتناول الإفطار ، مع الحرص على عدم الانتقال إلى العنصر الثاني قبل أن يكتمل العنصر الأول بالكامل ويتم حله.
- إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا ردًا على خطاب سابق ، فيجب ترتيب الأفكار بنفس الترتيب الوارد في الرسالة السابقة.
- اكتب الرسالة بكلمة “برنامج” وأضف التوقيع والختم الرسمي إلى نهاية الخطاب الرسمي.
في ختام مقال عن شكل وشكل خطاب رسمي لشركة ما ، نأمل أن يكون المحتوى المقدم موضع اهتمامكم ، لأننا قدمنا أشكالًا وأشكالًا مختلفة من الرسائل الرسمية للجهات الحكومية ، ننتظر تعليقاتكم على المقال ونتوقع مقالات جديدة ومفيدة لنا قريبا.