مهارات السكرتارية الناجحة والجدير بالذكر أن السكرتير الذي له دور فعال وحيوي في أي مؤسسة أو شركة هو المسؤول عن تنظيم كافة الأمور الإدارية مثل وضع جدول الأعمال وحفظ أسرار العمل وتنظيم وترتيب الوثائق والكتب المهمة. لكي تكون قادرًا على القول إن السكرتير هو سكرتير ناجح وأن الشخص يجب أن يكون لديه عدد من المهارات والخصائص المحددة ، فلنتعرف بعد ذلك على مهارات وخصائص السكرتير الناجح. تتميز.
معرفتي:
التعليم الذاتي .. تعرف على مهارات ومواقع التعليم الذاتي
مهارات السكرتارية الناجحة .. مهارات التعامل مع الآخرين
لا شك أن مهارات السكرتير الناجح كثيرة ، ومن أهم هذه المهارات الشخصية:
1- يفضل الاهتمام بالمظهر وارتداء ملابس انيقة ونظيفة وشكلية بقدر الامكان ومناسبة لجو العمل والادارة.
2- امتلاك شخصية قوية وثقة عالية بالنفس.
3- حسن الخلق واللطف والمعاملة اللطيفة والترفيهية.
4- التحدث بلغة طلاقة وواضحة ومفهومة ، وبالطبع بصوت معتدل ، بعيدًا عن الصراخ ، وبنفس الوقت بصوت منخفض.
5- الالتزام بجميع قوانين الشركات وعدم انتهاكها بأي شكل من الأشكال مثل عدم الضحك بصوت عالٍ ، وعدم تناول الطعام في المكتب ، وعدم التدخين ، وغيرها من قوانين الشركات المتفق عليها.
6 – أن تكون متوازنة بشكل كاف ، لتهدئة الأعصاب ، وخالية من التوتر والعصبية.
7- الولاء للمؤسسة أو الشركة.
8- التحلي بالمرونة الكافية في التعامل مع الآخرين.
قد تكون مهتمًا بـ:
تحويل المنظمة إلى ملكية فردية
مهارات السكرتارية الناجحة … مهارات عملية
بالإضافة إلى المهارات الشخصية للسكرتير الناجح ، هناك عدد من المهارات العملية التي يجب استخدامها من بين مهارات السكرتير الناجح ، ولعل أهم هذه المهارات:
1- وجود لغات متعددة يمكن أن تساعدك على الانسجام مع الشركات المختلفة حول العالم.
2-تنظيم العمل ، الأعمال الورقية ، إلخ. لديهم القدرة على استخدام جميع تطبيقات الكمبيوتر المتعلقة بـ.
3- أن يكون لديه مهارات عامة تساعد على إقامة علاقات جيدة مع المراجعين والموظفين وضيوف المؤسسة.
4- أن يكون لديه كفاءة أكاديمية عالية في المجال الذي تعمل فيه المؤسسة.
5- القدرة على أرشفة الكمية المطلوبة من المعلومات والرجوع إليها بسهولة وسرعة عند الرغبة.
6- تمتع بمهارات التفاوض مع الآخرين والقدرة على تقبل الأفكار الأخرى.
7- أن يكون لديه القدرة على إعداد التقارير وإعداد أي نوع من التقارير التي قد يريدها المدير.
8- القدرة على تطبيق إجراءات البريد الوارد والصادر ، ومعرفة كيفية إدارة وإدارة المراسلات الداخلية بين الإدارات في المؤسسة.
9- امتلاك بنية تحتية وإن كانت بسيطة في التعامل مع الأدوات المختلفة في المكتب مثل الإنترنت والفاكس وبرامج الطابعة وكيفية إصلاحها بسرعة عند الضرورة.
معرفتي:
أسباب تجميد الحساب من وكالة المال
مهارات السكرتارية الناجحة … مهارات أخلاقية
من أهم مهارات السكرتير الناجح المهارات الأخلاقية ، حيث يجب أن يمتلك السكرتير الناجح عددًا من المهارات الأخلاقية الضرورية مثل:
1- الصدق قدر الإمكان ، لأن الصدق من أهم مهارات السكرتير الناجح.
2- عدم إفشاء الإفراط في الصدق والأسرار التجارية لأي شخص أو مؤسسة أو منظمة.
3- العمل بأمانة وإخلاص تامين.
4- التقيد بالمواعيد وعدم التأخر عن العمل.
5- معاملة الآخرين بموضوعية تامة وحيادية.
6- تحمل المسؤولية.
قد تكون مهتمًا بـ:
كيف يتم التسجيل في الموارد البشرية للعاطلين عن العمل؟
واجبات السكرتير
1- تنظيم المواعيد والاجتماعات.
2- إدارة البريد والفاكس وجميع الرسائل والمكالمات التي تربط العمل أو الشركة بعملائها وتقديم جميع الرسائل الواردة للمدير لمراجعتها والرد عليها.
3- التعرف على مواعيد عمل المدير ومواعيده ، وترتيب مواعيد الاجتماعات والاجتماعات حسب جدوله واختيار أماكن الاجتماعات.
4- جمع وتنظيم كافة مستندات العمل بطريقة تسهل الرجوع إليها في أي وقت.
5- التعامل مع جميع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لتسجيل جميع الأعمال والمعاملات.
6- إعداد التقارير اللازمة عن جميع العاملين بالمنظمة وعملهم خلال الشهر.
7- التواجد في الاجتماعات لتدوين كافة المعلومات والمذكرات الخاصة ، للكشف عن أهم النقاط المتعلقة بالاجتماع ومن ثم عرضها على المدير.
8- إبرام العقود مع الشركات المختلفة ودمجها مع الشركات الأخرى من أجل تطوير الأعمال.
9- معرفة جميع المعاملات المصرفية التي تتم في الشركة وتقديم تقارير مفصلة عنها بانتظام إلى المدير.
10- معرفة اقتراحات الموظفين وجمعها كلها وكتابة شكاواهم ثم عرضها على المدير.
11- الحجز واختيار محل الاقامة … الخ. اعداد اجراءات السفر.
12- أن تكون على تواصل دائم مع جميع وحدات الشركة ، وأن تراقب أعمالها باستمرار وتتأكد من قيام الجميع بعملهم بشكل صحيح.
معرفتي:
تقدم بطلب إلى مؤسسة الوليد بن طلال الخيرية
أنواع السكرتارية
1- سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
وهو مسؤول عن عدد من المهام الإدارية لأحد كبار المسؤولين الإداريين ويتولى مشاريع متكاملة مع مسئولية إنجاز مهامه في الوقت المحدد. مثال على هذا النوع من السكرتارية هو الشخص الذي يتولى مهمة إعداد وإنتاج التقارير السنوية للمؤسسة. ومن الجدير بالذكر أن الشخص الذي يشغل هذا المنصب يجب أن يكون لديه قيادة ومعرفة متعمقة بجميع الشؤون والهيكل التنظيمي للمنظمة. ولديه مهارات فنية عالية التخصص.
2- الأمين العام
في المنظمة ، السكرتير العام ، قسم شؤون الموظفين ، بالإضافة إلى قسم التعليم ، القسم المالي ، وحدة الصيانة ، إلخ.
3- سكرتير خاص
هذا النوع من الأشخاص مسؤول عن جميع الأعمال المكتبية المتعلقة بواجبات السكرتارية لقسم معين أو شخص معين.
4- سكرتير خبير
أما بالنسبة لهذا النوع ، حيث يكون الشخص مسؤولاً عن تقديم جميع الخدمات الكتابية لنشاط مهني معين في المؤسسة ، ولعل أبرز الأمثلة على هذا النوع هم السكرتارية الطبية ، وسكرتيرات التعليم ، إلخ.
قد تكون مهتمًا بـ:
حوادث العمل في القانون السعودي فيما يلي أهم 10 مقالات حول هذا الموضوع
5- سكرتير مؤقت
هي وحدة تم إنشاؤها لفترة زمنية معينة للقيام بمجموعة معينة من واجبات المكتب لمساعدة قسم في الشركة أو شخص في المنظمة ، مثل عندما يكون لدى المنظمة مشروع معين ليتم تنفيذه خلال فترة معينة من الوقت. يوجد عدد من الوحدات متضمنة الوقت ووحدة سكرتارية لهذا المشروع.
وهكذا ، تعرفنا على المهارات العملية والشخصية والأخلاقية للسكرتير الناجح ، بالإضافة إلى أهم واجبات العمل وأنواع السكرتارية.