في بعض الأحيان ، قد يكون من الضروري كتابة خطاب إلى وكالة حكومية لبعض الأشخاص لأي سبب من الأسباب. لذلك ، يجب تقديم هذه الرسالة رسميًا. لذلك ، سنقدم اليوم على نا على الإنترنت كيفية كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية بالتفصيل.
كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية
يجب أن يعلم كل منا أن هناك العديد من الأشخاص الذين لديهم خبرة وخبرة في كتابة الرسائل الرسمية. لذلك ، من الممكن الاستعانة بمحامٍ لصياغة الخطاب بطريقة رسمية جيدة ، ومن الممكن أيضًا الاتصال بكتاب العدل الذين يمكنهم أيضًا القيام بهذه المهمة ، ولكن في بعض الأحيان قد لا يكون هذا هو الحال. يمكن للكثيرين الوصول إلى هؤلاء المتخصصين ، وفي هذه المرحلة من الضروري كتابة الرسالة بنفسك ، وبالتالي لا تتردد في إرسال الخطاب من أجل الحصول على ما تريد من الوكالة الحكومية التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها.
ومع ذلك ، قبل تعريفك بالطريقة المثالية لكتابة الرسائل ، يجب أن نعرف أولاً أنواع الرسائل الرسمية الموجودة ، حيث توجد مجموعة من أنواع الرسائل
- كتاب موجه إلى جهة رسمية صادر عن جهة رسمية أخرى.
- خطاب موجه من شخص إلى جهة رسمية ، على سبيل المثال ، عندما يعمل هذا الشخص في أحد الطرفين ويرغب في الحصول على خدمة من الطرف الآخر.
- خطاب موجه إلى فرد من قبل جهة رسمية.
أشكال الخطابات الرسمية
- يجب كتابة الخطابات الرسمية على ورق أبيض عادي ، أو يمكن استخدام ورق أصفر عادي. بالإضافة إلى ذلك ، يجب وضع الشعار الرسمي للجهة الرسمية التي يتم من خلالها إصدار الرسالة على هذه الورقة ، ويجب أن يكون هذا الشعار هو الشعار الرسمي وليس مجرد نقوش.
- يفضل أن تكون الحروف مكتوبة على الكمبيوتر وليس باليد. يجب اختيار الخط المناسب للرسائل الرسمية. أحد أفضل الخطوط هو الخط Arial ويمكن الكتابة بالحجم المناسب ، لذلك من الممكن الكتابة بحجم 16.
- وإذا لم تكن لديك فرصة الكتابة على الكمبيوتر ، فيمكن استبدالها بخط اليد. في هذه الحالة ، تحتاج إلى كتابة الرسالة بقلم أزرق.
- يجب ألا تقل المسافة بين السطور عن سطر واحد ولا تزيد عن سطر ونصف ، ويجب أن تكون الكتابة على نصف الورقة.
خطوات كتابة خطاب رسمي بالتفصيل
- في البداية يجب أن تكتب نصًا رسميًا وتبدأ بالتحية والتحيات. على سبيل المثال ، يجب أن تبدأ بالعنوان والنعمة الله وبركاته ، ثم انتقل إلى السطر التالي واكتب اسم الشخص الذي تريد إرسال الرسالة إليه ، ثم اكتب عبارة “أطيب التحيات” وبعد ذلك ، ثم اكتب الرسالة التي تريدها.
- عند كتابة رسالتك ، يجب عليك استخدام لغة قوية وموجزة ، خاصة عند وصف مخاوفك. يجب أن يكون قصيرًا وواضحًا بشأن ما تريده وأن يقسمه إلى نقاط محددة.
- في النهاية ، بعد أن كتبت كل ما تريد في الرسالة ، أغلق الخطاب الرسمي مع التحية ، واكتب عبارة “شكرًا لك” ، ثم عبارة “أرسل إلى سعادتكم”. ، وتكتب اسمك أو اسم الكيان القانوني الذي أصدر هذه الرسالة ، وإذا كان هناك ختم رسمي ، فسيتم الإشارة إليه في نهاية هذه الرسالة.
نصائح لكتابة خطاب رسمي
- يجب أن يكون الخطاب الرسمي واضحًا ويجب أن تكون حريصًا في اختيارك للكلمات.
- يجب أن يكون الخطاب ذا مصداقية بحيث لا يكون لديه فكرة عن مستقبله ويقتنع بكل ما يقال فيه.
- يجب أن تتجنب التعقيد عند كتابة خطابك ، لذا لا تستخدم أبيات شعرية أو كلمات بذيئة منمقة.
- يجب أن تحاول أن تكون موجزًا قدر الإمكان أثناء محاولتك عدم تزوير مضمون الرسالة أو سبب إرسالك لهذه الرسالة.
- عندما تبدأ في الرد على الرسائل الرسمية المختلفة ، يجب عليك معالجة جميع النقاط التي لفتت انتباهك في الحرف الأول وعدم نسيان أي منها.
أنواع الخطابات الرسمية
خطابات ترويجية يمكن القول أن هذا النوع من الرسائل هو أداة ترويجية مهمة للمؤسسات الكبيرة ، حيث تحتوي الرسالة على جميع المعلومات المهمة المتعلقة بأعمال الشركة ، وليس هذا فقط ، ولكن أيضًا اسم ورقم الترويج خطاب الشركة يتم التسجيل كتابيًا ولذلك فهو وسيلة إعلانية ، ويستخدم هذا النوع من الخطابات لأغراض تجارية مختلفة.
الخطابات الرسمية هذا النوع من الكلام يتعلق بالجانب الوظيفي أو الإداري ويتعامل مع إصدار القرارات بشكل عام أو استدعاء الأفراد.