كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة ما يسمى بالبريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر شيوعًا للتواصل المهني بين الناس لأن اللغة الإنجليزية هي اللغة الأساسية والأولى في بعض الصناعات والشركات ، وعلى الرغم من أن البريد الإلكتروني أقل رسمية من الخطاب الرسمي ، إلا أنه طريقة جيدة لكتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي وجيد: تساعد كتابة البريد الإلكتروني بدقة ووضوح على ترك انطباع جيد لدى المؤلف مع العملاء وأصحاب العمل في جميع أنحاء العالم.
تعلم كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة
يجب أن تكون هناك خطوات محددة لمساعدة الشخص على كتابة البريد الإلكتروني بشكل جيد وواضح ويمكن التعرف على هذه الخطوات من الأسطر التالية:
1- ابدأ بتحية مهنية
- عند كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما ، تأكد دائمًا من البدء بتحية احترافية.
- إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه وغالبًا ما يكون هذا هو الحال عند التقدم لوظيفة ، فمن الأفضل البحث عن اسم مدير التوظيف أو المحاور المحتمل ، ويعد موقع LinkedIn مصدرًا رائعًا في هذا الوضع.
- إذا لم تكن متأكدًا من الاسم ، يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتصل به (عزيزي مدير التوظيف) أو اسم الفريق أو الشركة مثل (عزيزي أمازون ابتكار). تعيين).
- أيضًا ، يجب أن تكون حريصًا دائمًا على إرسال رسالة شكر إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، مثل (شكرًا لك على ردك السريع) ، مما يعني شكرًا لك على ردك السريع. تجعل الرسالة الموجودة في البريد الإلكتروني هذه الرسائل أكثر احترافية ووضوحًا.
2- اشرح الهدف بوضوح
- تأكد دائمًا من جعل هدف بريدك الإلكتروني واضحًا وموجزًا ، وتذكر أنه سيتم قراءة البريد الإلكتروني بين كل اجتماع ، لذا اجعل جملك في البريد الإلكتروني قصيرة وواضحة وابدأ في مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة. ومن بين الجمل الشائعة التي تساعدك في هذا الصدد (أكتب للحصول على معلومات عنها) تعني أنني أكتب للحصول على معلومات حول أو (أنا أكتب كمرجع).
- إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على معلومات تتطلب إجراءً من المرسل إليه ، فقم بتوضيحها بجمل مثل (يرجى إلقاء نظرة على هذا).
ايضا اعلم:
أنواع الشركات في النظام السعودي
3- التأكد من استخدام المعاني بشكل صحيح
تحتاج جميع الصناعات إلى استخدام معاني مختلفة ومحددة ، لذلك يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني لمتخصص تكنولوجيا المعلومات مختلفة عن رسالة الطبيب ، لذلك من الضروري البحث واستخدام معاني محددة في مجال عملك. بصورة صحيحة.
4- تأكد من إبقاء الرسالة قصيرة
- تم تصميم رسائل البريد الإلكتروني لتتم قراءتها بسرعة أو أثناء التنقل ، لذا فهي دائمًا تجعل الرسائل القصيرة مفهومة ، خاصة لمن يتحدثون الإنجليزية كلغة ثانية ، لأنها رسائل سهلة تجعل رسالتك خالية من الأخطاء الإملائية.
- لذلك ، تأكد دائمًا من إنهاء رسالتك ببعض الملاحظات مثل (شكرًا لك على مساعدتك) ، أي شكرًا لك على مساعدتك أو (أتطلع إلى الاستماع منك).
5- ختم الخطاب بأدب
تتمثل الخطوة الأخيرة في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي في إنهائه بشكل واضح ومناسب ، باستخدام الكلمات (شكرًا جزيلاً) أو (مع أطيب التحيات) أدناه كدليل على التقدير الصادق.
6- فحص الأخطاء الإملائية والنحوية
قبل إرسال البريد الإلكتروني ، من المهم التأكد من عدم ارتكاب أخطاء إملائية عند كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما ، وكذلك التأكد من قراءة البريد الإلكتروني واستخدام القواعد بشكل صحيح. أرسل بريدًا إلكترونيًا بصوت عالٍ أو استخدم قاموسًا للمساعدة.
كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية
هناك أيضًا طريقة لكتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة باللغة العربية ، وإليك ما يجب مراعاته عند كتابة البريد الإلكتروني:
- حدد الغرض الرئيسي من البريد الإلكتروني في الفقرة الأولى من الرسالة.
- لا تحيد عن نص الرسالة.
- لا تستخدم اللغة العامية عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني.
- البريد الإلكتروني خالٍ من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- تجنب الكلمات الطويلة.