تنسيق عام لخطابات الدعوة التي يمكن استخدامها عند إرسال خطابات ذات مطالبات مختلفة ، ولجعل الكتابة أكثر فاعلية لتلبية قبول دعوة الزيارة ، يجب اتباع عدد من الاستراتيجيات المعينة عند الكتابة. لذلك ، سنقوم بعد ذلك على ال الإلكتروني بتفصيل الرسائل الرسمية وغير الرسمية. .
قم بزيارة تنسيق خطاب الدعوة
الرسائل مقسمة إلى مجموعة من الرسائل غير الرسمية والرسائل الرسمية. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطاب دعوة لزيارة صديق ، فيجب أن تكتب بطريقة شبه رسمية ، وتبدأ الرسالة بالتحية المعتادة اعتمادًا على درجة علاقتك بهذا الشخص ، وكذلك الأجزاء المتبقية من الرسالة ، تأخذ الشكل العام التالي:
الاسم/ ……………………………………..
العنوان/ ……………………………………
الرمز البريدي المدينة/ ……………………….
رقم هاتف/ ………………………………….
بريد إلكتروني/……………………………………
التاريخ/ ……. / ……… / ……… ..
اسم المرسل إليه / ……………………………………………
عنوان المستلم/………………………………
الرمز البريدي للمرسل إليه / ……………
(نموذج العنوان): عزيزي / عزيزي …………… .. ..
جملة تمهيدية (تعريف الخطاب) / …
الفقرة الأولى / (5 أفكار مذكورة في جميع الفقرات)
فقرات أخيرة تكميلية في نهاية الخطاب / ………………
التوقيع/ ………………………….
قد تختلف التواريخ من حرف إلى آخر بناءً على طلب الزيارة ، والتي قد تكون زيارة عمل أو دعوة لحضور حفل زفاف أو مناسبة أخرى.
يمكنك تنزيل هذا النموذج من الرابط التالي:
كيف أكتب خطاب رسمي؟
على الرغم من تعدد أنواع الرسائل في حالات مختلفة اعتمادًا على المرسل إليه ، إلا أن الخطابات الرسمية تعتبر من الرسائل التي يتم اللجوء إليها في أغلب الأحيان ، سواء كان ذلك في مكان العمل أو للمؤسسات التجارية والحكومية ، ومن هنا يأتي ما يلي: يجب أن يتم ذلك عند تأليف الرسالة التي تؤخذ في الاعتبار:
1 عنوان الخطاب الداخلي
يعتبر العنوان الداخلي للرسالة من أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب دعوة لزيارة رسمية ، حيث يجب أن يحتوي على عنوان الجهة الرسمية التي يجب إرسال خطاب الدعوة إليها ، بشرط أن يكون هناك حقل محدد بين العنوان الداخلي والورق ذي الرأسية السابق.
حرفان أوليان
يتم تقديمه في أول خطاب ذي رأسية يبدأ الحرف ، والذي غالبًا ما يتعلق بملاحظة تفاصيل المرسل خارج الحرف ، لأنه بالترتيب المناسب ، يتبع الاسم العنوان التفصيلي ، لذلك يأتي الاسم أولاً الاسم الشارع و المنطقة ، ثم اكتب الرمز البريدي.
في نهاية الخطاب الأولي ، خارج الحرف ، هو تاريخ إرسال الحرف بالبريد ، إذا كان في أسفل يسار الصفحة ، مع اليوم والشهر والسنة.
3 اكتب التحية
على الرغم من أن الكثيرين يعتقدون أن “التحية” غير ضرورية في الرسائل الرسمية ، إلا أنها من أهم النقاط التي يجب عدم إغفالها. يجب كتابته بعد الانتهاء من العنوان الداخلي ، مع ترك سطرين على الأقل.
4 شرح الرسالة
يعتبر هذا الجزء الأهم من الخطاب ويتعلق بكتابة المحتوى الأساسي والكشف عن الأسباب الأساسية لكتابة هذه الرسالة سواء كانت دعوة لزيارات عمل أو غرض آخر.
5 اختتام الخطاب
في نهاية كتابة المقال ، من الضروري تكوين بضع جمل تعبر عن الامتنان والامتنان والتقدير. تعمل هذه الجمل كجمل ختامية ، حيث يتم الثناء على متلقي الرسالة لاهتمامه الشديد ثم يترك ختم المؤلف لكتابة الرسالة لجعل الأمر يبدو أكثر رسمية ، أو للتوقيع عليه إذا لم يكن هناك ختم. ثم اكتب التاريخ حتى النهاية.
نصائح لكتابة تنسيق الخطاب
بعد فحص شكل خطاب الدعوة للزيارة بشكل عام ، يمكننا تلخيص بعض النصائح المهمة لتمكين الامتثال والعمل معه لتحقيق الهدف المنشود بقبول طلب الزيارة الخاص بك ، ومن هذه النصائح يمكن اتباع ما يلي:
- قبل كتابة خطاب الدعوة ، من الضروري أولاً تحديد المستلم من أجل معرفة طريقة الكتابة ، لأن طريقة كتابة خطاب إلى جهة رسمية مختلفة تمامًا عن طريقة كتابة خطاب دعوة لصديق .
- مع عدم الإخلال بالعناصر الأساسية لكتابة الخطاب ، خاصة إذا تم إرسال الخطاب إلى جهة رسمية.
- ضع في اعتبارك الوقت المناسب لإرسال الخطاب حتى يتم احترامه وقبوله من قبل الشخص الموجه إليه.
- عند كتابة الخطابات الرسمية ، من الضروري تجنب المصطلحات الأدبية الشائعة غير المناسبة تمامًا في تلك المقاطع.
- عند التعامل مع تنسيقات الخطابات اليدوية ، يجب توخي الحذر للتأكد من أن الكتابة كانت واضحة وسهلة الفهم وأنه تم استخدام الحبر “الأسود” أو “الأزرق” لهذا الغرض.
- لا ينبغي أن يستند بيان الخطاب إلى العواطف والمشاعر الشخصية ، ولكن يجب تقديم أدلة مقنعة ويجب أن تستند صيغة الخطاب إلى التقارير.
- من المهم أن تتذكر أن الأفكار التي سيتم نقلها في الخطاب يجب أن تكون واضحة ومنظمة قدر الإمكان. لصياغتها ، يتم استخدام صيغة أكثر إقناعًا.
- كن حريصًا للغاية على توضيح الرسالة والالتزام بترك مسافة بين كل فكرة مقدمة ، على سبيل المثال مسافة حوالي ثلاثة أسطر بين نهاية الحرف والتوقيع ، إلخ.
- من أجل جعل الخطاب أكثر فعالية وإقناعًا ، يجب توخي الحذر لإجراء بحث شامل عن الأفكار التي سيتم توصيلها ، واستخدام الكتب والمقالات العلمية وغيرها من المصادر.
- يجب أن يكون الخطاب أيضًا قصيرًا ومحددًا نسبيًا بحيث لا تتجاوز الأفكار الواردة في بيان المقالة خمسة أفكار.
- انتبه جيدًا لمقدمة الرسالة أو بدايتها لجعلها أكثر جاذبية للجمهور المستهدف وشجعهم على قراءة الرسالة حتى النهاية.
تختلف طريقة كتابة خطاب الدعوة للزيارة باختلاف الوجهة التي سيتم إرسال الخطاب إليها. يتم إنشاء محتوى الرسالة تدريجياً منه ، سواء كان ذلك وفقًا لمعايير رسمية أو غير رسمية.