صفات السكرتير الناجح – موقع الشعاع

صفات السكرتير الناجحلا مبالغة في القول إن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها ، حيث أن هذا العمل هو الرابط الرئيسي بين الإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس وبين فريق العمل والعاملين ، وهو كذلك من يدرك الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة وتوجهها المستقبلي لأنها مهمة عامة. إنها موجودة في كل مجال تقريبًا ، بما في ذلك الأعمال والسياسة والهندسة والتجارة ، ونظراً لأهميتها ، توفر الصفحة الشعاعية نظرة عامة على الصفات الرئيسية للسكرتير الناجح.

ما هي واجبات ومسؤوليات السكرتير؟

تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما هو معروف – في تسهيل التواصل داخل المكتب الإداري والتفاعل في الموقع مع الموظفين والجمهور ، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات ، وتحديد أولويات المهام ، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين وأيضًا للرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها ، وكونك وظيفة ، ستحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات الشخصية والعملية: يجب أن تكون السكرتيرة موظفة جديرة وذات خبرة واسعة في مجالها المهني.[1]

صفات السكرتير الناجح

تتميز السكرتيرة الناجحة في مهنتها ببعض الصفات المهنية والشخصية التي ستمكنها من التعامل مع متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام ، خاصة أنها من النوع الذي لديه متابعة مستمرة للاحتياجات الطارئة فيما يتعلق بالعمل والموظفين المطلوبين. فيما يلي الصفات المميزة للسكرتير الناجح:

تعديل جيد

من الضروري للسكرتير أن يطبق بنجاح نظامًا دقيقًا فيما يتعلق بالمهام الرئيسية والفرعية للحياة اليومية ، ويعرف السكرتير ذو الخبرة كيفية ابتكار أنظمة جيدة وبسيطة لضمان أن يكون لديهم نظام دقيق يوفرون به الوقت والجهد المطلوب لإكمال مهمة ما ، سواء أكان ذلك على الورق أو على الكمبيوتر ، فإن التنظيم مهم جدًا ، لا سيما عند جدولة المواعيد أو إدارة جداول المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.

قم بتدوين ملاحظات دقيقة

تستمر المعلومات المهمة للشركة والمديرين الإداريين في الظهور في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية ، ويعرف السكرتير الناجح كيفية تقديم ملاحظات مفصلة حتى لا يتم نسيانها لاحقًا ، على سبيل المثال ب. جدولة محددة ، عروض الشركة ، معلومات الطوارئ للإدارة ، إلخ.

يمتلكون مهارات الاتصال

يقال إن السكرتيرة الناجحة هي بوابة الشركة وناطقة باسمها ، لذلك يجب أن تتمتع بمهارات اتصال ممتازة ، خاصة عند التواصل المباشر مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ، والقدرة على استخدام الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة واستمارة المكالمات الهاتفية.[2]

الإدارة وحل المشكلات

تتعرض السكرتيرة في كثير من الأحيان لضغط عمل معين ناتج عن ظهور مشاكل سواء كانت إدارية عاجلة أو متعلقة بموظفي الشركة أو العملاء ، وبالتالي يجب أن تكون قادرة على حل هذه المشاكل وتوجيهها لتسهيل إدارتها. يتعامل معهم حيث أن هناك قضايا تتطلب تحديد مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب القضية.

القدرة على الكتابة

قد تكون صفة واضحة ولكنها سمة ضرورية للغاية لوظيفة السكرتارية ، يجب أن يتميز السكرتير الجيد بمهارات الكتابة مع التوازن اللغوي الكبير الذي يسمح له بإدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد مما يؤكد هذه الصفة. من الشركة ، بالإضافة إلى القدرة على الكتابة بسرعة أيضًا وأن معظم مهامه مرتبطة بهذه القدرة فيما يتعلق بالخطابات المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني ومراجعة العقود وما إلى ذلك.[3]

توقع الطوارئ

تتميز السكرتيرة الناجحة بقدرتها على توقع ، في حالة الطوارئ ، ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل ، خشية أن يكون هناك نقص مفاجئ في الموارد أو الأعمال التجارية التي تسبب خسائر كبيرة.

لديهم مهارات فنية

خاصة في هذه الفترة ، يحتاج السكرتير إلى مستوى جيد من المهارات الفنية الأساسية مثل كيفية استخدام برامج Microsoft Office وأحيانًا تتطلب بعض وظائف السكرتارية معرفة قليلة أو قوية ببرامج Adobe ، إلى جانب القدرة على تصفح وإجراء الدراسات من مصادر موثوقة .

اقرأ أيضًا: التخصصات الأكثر احتياجًا في المملكة العربية السعودية 2030

كيف يبدو المسار الوظيفي في مهنة السكرتارية؟

مهنة السكرتير ليست في حد ذاتها مهنة في حد ذاتها ، ولكن يمكن اعتبارها درجة وظيفية موجودة في معظم المهن ، وخاصة الإدارة والمحاسبة في مجالات التعليم والاقتصاد والهندسة وما إلى ذلك ، فإذا جاءت وظيفة السكرتير بعد تخصص مهني ، فإنها تعتبر درجة مهنية يمكن أن ترقى صاحبها إلى مساعد إداري أو منسق إداري أو مساعد تنفيذي ، ويمكنه أيضًا أن يصبح مدير مكتب ، ومع تزايد الأهمية التي تكتشفها هذه المهنة تخصص ذي صلة خاصة في المعاهد والجامعات.

اقرأ أيضًا: كيف أعرف الدورة المناسبة لي؟

أنواع أعمال السكرتارية

تولي الشركات ومؤسسات العمل أهمية كبيرة لمهنة السكرتير نظرًا لأهمية منصبه ، والتي تعد أيضًا حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء ، والسكرتير الناجح له تأثير كبير على زيادة الإنتاجية وتعزيز بيئة إيجابية في الشركة من خلال إدارة الوقت والمواعيد وتنظيم المهام والميزانيات. هناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج تحت مهنة السكرتارية ويمكن تصنيفها على النحو التالي:[4]

• السكرتير التنفيذي: يُعرف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي ، وتتمثل واجباته الأساسية في العمل الكتابي والتنظيمي ، وترتيب المواعيد والمكالمات الهاتفية ، وكتابة التقارير ، والإشراف على الموظفين كممثلين تنفيذيين ، وهي واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا.
• سكرتير: تعتبر هذه الوظيفة أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وترتبط باستخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف ، فضلاً عن إدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية في أصحاب العمل.
• سكرتير قانوني: يوجد هذا النوع في مكاتب المحاماة أو المحاسبة القانونية وتشمل مسؤوليات السكرتير الأعمال الكتابية ، وإعداد التقارير والوثائق القانونية وإعدادها للعرض في المحكمة أو العملاء.
• مساعد الطبيب: يحدث هذا النوع في المؤسسات الطبية مثل المستشفيات والعيادات ، وتتمثل المهام الرئيسية للسكرتير في تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.

المهارات الأساسية لسكرتير ناجح

يجب أن يمتلك السكرتير مجموعة أساسية من المهارات التي ستميزه في منصبه وتكون قادرًا على تلبية متطلبات تلك المهنة بكفاءة ، وفيما يلي المهارات الشخصية والمهنية الأساسية المطلوبة لسكرتير ناجح:[5]

• الاتصال الشفوي والكتابي.
• المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
• المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
• التفاوض الفعال.
• المرونة والقدرة على التكيف.
• حل المشاكل.

كيف تصبح سكرتيرة ناجحة

ليس هناك شك في أن بناء أساس قوي لعمل ناجح يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتيرة ناجحة يمكنها التعامل بدقة مع الواجبات المختلفة ولكي تكون سكرتيرة ناجحة في أي مجال وظيفي ، يجب أن تمتلك الصفات التي كانت بالفعل ضرورية إلى جانب سمة تسمى الصدق والإخلاص ، يُنظر إلى السكرتير على أنه البوابة الرئيسية للمعلومات التي تصل إلى الإدارة وصاحب العمل وهناك سمات رئيسية أخرى مثل تطوير مخططات تنظيم الأعمال ومهارات حل المشكلات. تكمن المهارة المهمة جدًا في التطوير والتعلم المستمر ومواكبة كل ما هو جديد في العمل ، حتى لو كان يتطلب تعلم مهارة فنية أو شخصية جديدة.

اقرأ أيضًا: هل إدارة المكاتب لها مستقبل؟

هذا يقودنا إلى نهاية مقالتنا صفات السكرتير الناجحبعد الاطلاع معك على تعريف هذه المهنة وأهميتها والصفات الرئيسية التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح ، انتقلنا بعد ذلك إلى عرض تقديمي موجز للمسار الوظيفي وأنواع السكرتارية ومهاراتهم المطلوبة.