خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية

خطوات كتابة التقرير هذا هو ما يحتاجه الطالب في المدرسة وعضو هيئة التدريس في مؤسسة لتعلمه وإتقانه ، لذلك تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد تقارير ، كما هو الحال في مجال الاقتصاد وعندما يتقدم بطلب للحصول على “تقرير” عند مواجهة أحد كبار المديرين ، يواجه العديد من الأشخاص صعوبة في معرفة ما يجب كتابته وينشأ الارتباك حول أسلوب الكتابة ، وما يجب تضمينه ، واللغة المستخدمة ، وطول المستند ، وعوامل أخرى. في مقالة الموقع الشعاعية هذه ، نقدم لك معلومات مهمة حول كيفية إنشاء التقرير.

ما هو التقرير

هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات في الأوساط الأكاديمية ، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل لمعنى واحد ، ولكن التقارير مطلوبة أكثر في الأعمال والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل. بينما يعرض المقال الحجج والاستنتاجات ، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وحادة وموجزة ، مكتوبة لغرض معين وجمهور محدد ، تحدد بشكل شامل موقفًا أو مشكلة وتحللها ، وغالبًا ما تتضمن توصيات للعمل المستقبلي. [1]

التقرير عبارة عن ورقة حقائق يجب أن تكون واضحة ومنظمة تنظيماً جيداً ، وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل الدقيق ومحتوى التقرير تختلف بين المنظمة والأقسام وفي الدراسة بين الدورات ، من مدرس إلى مدرس ، وكيف مختلفًا وبين الموضوعات ، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أية إرشادات محددة قبل البدء في كتابة تقريرك. [1]

انظر ايضا: استمارة التسجيل للعطلة الوطنية 1443 مكتملة

خطوات كتابة التقرير

عند إعداد التقرير ، يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة التي تمت الموافقة عليها لإعداد التقارير ، وعلى الرغم من أن خطوات إعداد التقرير قد تختلف اعتمادًا على نوع التقرير وأيضًا يجب على المعلم أو قائد المدرسة ومحتوى التقرير يوجد عدد من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير سليم ، نقوم بإدراجها لك على النحو التالي: [2]

تحديد وتعريف المشكلة

على المرء أن يكون على علم بالمشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ثم يجب عليه تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية:

• ماذا يفحص التقرير؟
• لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة؟
• متى نحتاج إلى مثل هذه الدراسة؟
• أين نحن بحاجة إلى التحقيق؟
• من الذي يتم فحصه؟

تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها

تحتاج إلى معرفة الغرض من كل دراسة ومناقشة الأسباب ، وبعد ذلك ، لتسهيل الدراسة ، تحتاج إلى تحديد النطاق الدقيق. على سبيل المثال ، افترض أن هناك مشكلة في العمل تحتاج إلى التحقيق ؛ الغرض من تقرير الدراسة هذا هو الكشف عن تلك العوامل التي تؤدي إلى النزاعات بين العمال والإدارة ، والتي سيكون نطاقها عمال المصنع وسلطة المصنع.

تطوير الفرضية

من أجل حل المشكلات ، يجب على الباحث تطوير الفرضيات ، والفرضية هي بيان أو شرح مبدئي لمشكلة ما. على سبيل المثال ، إذا كان التحقيق مطلوبًا للكشف عن مشكلة عمل ، فقد تكون الفرضية كما يلي:

• هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والعاملين
• تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.

حدد المصطلحات بوضوح

يمكن أن يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتحتاج إلى تعريف واضح ، لذلك بالنسبة للمصطلحات المربكة تحتاج إلى تقديم تعريف آخر وهذا جيد على سبيل المثال ب- يختلف الرضا الوظيفي من شخص لآخر ، لذلك يجب تحديد نوع الرضا الذي تتجاهله الإدارة بشكل صحيح.

مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه يمكن أن يكون عمالة في المصنع أو عمالة عامة ، ومن ثم يجب تحديد العمالة المليئة بالمشاكل بشكل صحيح. مصطلح “الوقت” محير أيضا. نظرًا لأنه يمكن أن يكون قصير الأجل أو طويل الأجل ، فأنت بحاجة إلى إظهار المدة التي يجب تحديدها بشكل صحيح بين العمال والإدارة.

حدد الجمهور

يتم إنشاء التقارير للقراء ويجب أن تشير إلى قراء التقرير. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والأرباح لمستويات أعلى من الإدارة ، فإن التقرير ليس مخصصًا لعمال المصانع أو الغرباء ، ولكن يتم إعداد تقرير سري سنوي (ACR) للإدارة العليا وليس للموظفين. لذلك ، عند إعداد تقرير ، يجب أن تأخذ في الاعتبار معارف ومصالح القراء لأن التقرير يجب أن يوجه إلى القارئ.

جمع البيانات

لحل المشكلة ، نحتاج إلى أساس معقول ، لذلك نحتاج إلى جمع البيانات. هناك نوعان من البيانات:

• مسودة بيانات: بيانات من البحث أو الملاحظة أو التجربة أو المسح.
• بيانات ثانوية: البيانات التي جمعتها المكتبة.

تنظيم وتحليل وتفسير البيانات

يجب ترتيب البيانات التي تم جمعها ، مما يعني أنه يجب ترتيب البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والموقع.يتضمن التحليل عادة التحقق من البيانات التي تم جمعها بحثًا عن الأخطاء المحتملة وتحريرها وفقًا لذلك للتأكد من صحتها واكتمالها. بعد تنظيم البيانات وتحليلها ، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث معناها المنطقي ، حيث أن تقييم البيانات مهم من أجل استخلاص استنتاجات منطقية.

مخطط العمل

بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن المؤلف ، فإنه يحتاج إلى إنشاء مخطط تفصيلي لكيفية كتابة التقرير. في هذا المخطط ، تتم صياغة المشكلة وتسجيل الحقائق وتحليلها بإيجاز واستخلاص النتائج المنطقية. لاحظ أن الخطوط العريضة ليست ضرورية ، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.

اكتب التقرير النهائي

المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير ويجب على الكاتب الحرص على أن تكون لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية لأن نجاح أو فشل كل الجهود المبذولة لفحص التقرير بشكل مباشر يعتمد على العرض الجيد. يعتمد وإعداد التقرير.

انظر ايضا: نموذج لكتابة تقرير عن نشاط مدرسي أو رحلة ميدانية

نموذج لكتابة التقارير جاهزة للطباعة

نقدم أدناه نموذجًا لكتابة التقارير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية لتستخدمه ، مع العلم أن التقارير تختلف باختلاف النوع والجهة التي توجه إليها:

انظر ايضا: تقرير عن سير العمل بالمدرسة

أنواع التقارير

بعد مناقشة خطوات كتابة تقرير ناجح ، من الضروري الرجوع إلى أنواع التقارير ، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا عالميًا للتقارير ، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير التي لها تصنيف لفحص التقارير. ، وأحيانًا يتم تصنيف التقارير وفقًا لمبادئ التنسيق. يمكن تضمين جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات ، ويمكن تضمين تقرير واحد في فئات متعددة. نسرد لك تصنيفات التقارير التالية المستخدمة: [3]

التقارير الرسمية أو غير الرسمية

يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ لذا فإن التركيز ينصب على الموضوعية والتنظيم ، وهو مليء بالتفاصيل ، ومكتوب بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية. عادةً ما تكون الرسائل غير الرسمية عبارة عن اتصالات قصيرة تستخدم لغة طبيعية وغير رسمية ، ويمكن الإشارة إلى المذكرة الداخلية بشكل عام على أنها رسالة غير رسمية.

تقارير قصيرة أو طويلة

من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة قصيرة ، بينما التقرير الطويل ، على سبيل المثال ، يتكون من عشرين صفحة. لكن أين الخط الفاصل؟ ضع في اعتبارك أنه مع زيادة طول التقرير ، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.

تقارير إعلامية أو تحليلية

تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية وتقارير تغيب الموظفين تحمل معلومات موضوعية من منطقة في منظمة إلى أخرى. تستخدم التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية لحل المشكلات.

تقرير الاقتراح

الاقتراح هو تباين في تقارير حل المشكلات ، الاقتراح هو مستند تم إنشاؤه لوصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية احتياجات أخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار دعوات لتقديم مقترحات أو RFPs. يحدد طلب تقديم العروض الحاجة ويقوم الموردون المحتملون بإنشاء تقارير عطاءات توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يشير هذا التعيين إلى الاتجاه الذي يسير فيه التقرير. التقارير التي تعرض تسلسلاً هرميًا لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى ، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق في المنظمة ، لذلك فإن التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات التصنيع والمالية) يعتبر أفقيًا.

التقارير الداخلية أو الخارجية

التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما هو داخل المنظمة. يتم إنشاء التقارير الخارجية للتوزيع خارج المنظمة وهي مثل التقارير السنوية للشركة.

التقارير الدورية

يتم إصدار التقارير الدورية في تواريخ منتظمة ، وعادة ما تكون موجهة للأعلى وللرقابة الإدارية ، وتساعد البيانات المطبوعة مسبقًا والمولدة بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.

تقارير الميزات

يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تحصل على اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.

انظر ايضا: تقرير عن الحق في الحياة

عناصر تقرير البحث

عادة ما يحتوي التقرير الناجح على عدد من النقاط الرئيسية ، ملخصة في النقاط التالية: [1]

• وصف تسلسل الأحداث أو المواقف.
• بعض التفسيرات لمعنى هذه الأحداث أو الموقف ، سواء كانت مجرد تحليلك الخاص أو اعتمادًا على آراء الآخرين.
• قم بتقييم حقائق أو نتائج بحثك.
• ناقش النتائج المحتملة للنهج المستقبلية.
• توصيات للعمل.
• الاستنتاجات.

وفي النهاية قمنا بتلخيصها لك خطوات كتابة التقرير ناجح ، من البداية إلى الوصول إلى المراحل النهائية لكتابة التقرير في شكله النهائي ، بما في ذلك البيانات والمناقشات والاستنتاجات النهائية.