خطوات إدارة المشروع هي الأساس لظهور أي مشروع ناجح ويتم تقديمها لك كأحد الأشياء الضرورية لجميع الأشخاص الذين هم في طور إنشاء مشروعهم الخاص. ؛ تحديد الهدف المنشود من المشروع والعمل على تحقيقه.
يعد اتباع خطوات إدارة المشروع إحدى الاستراتيجيات المهمة لإكمال المشاريع بنجاح. لا تختلف هذه الخطوات حسب حجم المشروع حيث يمكن اتباعها عند العمل في أي مشروع ، بغض النظر عن حجم المشروع والموارد المتاحة. لذلك من المهم لمديري المشاريع أن يكونوا على دراية بهذه الخطوات.
خطوات إدارة المشروع
بشكل عام ، يحتاج أصحاب المشاريع إلى اتخاذ خطوات واعية في مشاريعهم لتحقيق الأهداف المتوقعة ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال ملاحظة الخطوات المعطاة لنا من خلال علم إدارة المشاريع الحديث الذي يغطي جميع جوانب إدارة المشروع عن كثب. وقد تم عرضه وتفصيله على أصحاب المشروع في شكل سلسلة من الخطوات المدروسة وهي
- حدد الأهداف.
- عرض الإطار العام للمشروع.
- تطوير المهارات اللازمة.
- توزيع المهام والمسؤوليات.
- حدد قائمة بالمخاطر المحتملة.
- تحديد نوع الاتصال وإدارته.
- تطوير خطة ب (خطة ب).
- التخطيط الواقعي.
- مراقبة الميزانية وإدارتها.
- ضمان علاقات جيدة مع المستثمرين.
حدد الأهداف
تتمثل الخطوة الأولى في إدارة المشروع وضمان نجاحه في تحديد الأهداف التي تريد أن يحققها المشروع من خلال إعداده. إن تحديد الأهداف ، خاصة في المرحلة الأولية من المشروع ، يسهل توجيه المشروع إلى تدفق سلس ومحدد ، وكذلك تحديد المهام والأولويات الرئيسية وتوزيعها بشكل مناسب.
فائدة اتخاذ الخطوة الأولى في إدارة المشروع هي أنها تتيح لصاحب المشروع الحصول على فكرة واضحة ودقيقة عن أهداف المشروع ومستقبله واتجاهه وتحديد نقاط القوة والضعف ومعرفة كيفية العمل عليها. الفترات القادمة ويفضل مشاركة هذه الرؤية مع فريق العمل إذا لزم الأمر. حتى يعرف كل عضو في الفريق مهامه ومهمته في هذا المشروع.
عرض الإطار العام للمشروع
لا يمكن لأي شخص إنشاء وإدارة مشروع دون فهم الإطار العام والصورة الكبيرة للمشروع في رأسهم. بدون هذا ، لا يمكنه تحديد المهام الرئيسية التي يوفرها المشروع للعملاء أو الأسواق ، ولن يكون قادرًا على التنبؤ بالتغيرات السلبية أو الإيجابية التي قد تحدث في السوق.
لن يتمكن حتى من اتخاذ أي إجراء لمنع فقدان مشروعه بسبب هذه التغييرات. بالإضافة إلى ذلك ، بدون نظرة عامة كاملة على المشروع وكل ما يتعلق به ، لن يتمكن من إيجاد أفضل الطرق لتقليل استهلاك الموارد والاستفادة من المشروع.
تطوير المهارات اللازمة
يجب أن يمتلك موظفو المشروع عددًا من المهارات الأساسية ، مثل
- القدرة على حل المشاكل.
- مهارات الاتصال الفعال.
- العمل بروح الفريق الواحد.
- مهارات إدارة الوقت.
بالإضافة إلى المهارات المطلوبة للمشروع والعمل على إتاحتها لمديري المشروع ؛ حتى يتمكنوا من أداء وظيفتهم بكفاءة.
توزيع المهام والمسؤوليات
يعد تحديد الأدوار والمسؤوليات من أهم الخطوات في إدارة المشروع ، حيث أن توزيع المسؤوليات على الأشخاص العاملين في المشروع يساعد مدير المشروع على تقييم العمل الذي يقوم به الأشخاص العاملون والتأكد من أن كل فرد يفي بواجباته تجاه المسؤولية الموكلة إليه.
حدد قائمة بالمخاطر المحتملة
كل مشروع قائم أو سيتم تنفيذه له مخاطر محتملة مذكورة في دراسة الجدوى لكل مشروع في شكل مشروع قائم. لذلك ، فهي إحدى الخطوات الأساسية لإدارة المشروع ، لذلك يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بجميع المخاطر المحتملة التي قد يواجهها.
من بين المخاطر المحتملة لأي مشروع تحديد الصعوبات والأزمات والتحديات التي يمكن أن تكون عقبة أمام بدء المشروع ونجاحه ، من خلال تحديد جميع النقاط المذكورة أعلاه بدقة حتى يتمكن مدير المشروع والمسؤولون من وضع خطط بديلة لك. وحلول للتغلب على هذه المخاطر المحتملة.
إنشاء خطة ب “خطة ب”
هذه الخطوة شبيهة جدًا بتحديد المخاطر المحتملة ، حيث أن هذه الخطوة ضرورية لتجنب الخسائر ، حيث يتم قياس مستوى احترافية إدارة المشروع بالخطط والحلول البديلة التي تقدمها في حالة الطوارئ والتغييرات المفاجئة ، مما يتيح لنا تحديد أن معظم المشاريع تواجه أزمات بتغيير جذري في أساليب العمل أو حتى اتخاذ مسارات مهنية أخرى.
تكمن أهمية تطوير خطة الطوارئ في ضمان استمرارية عمل المشروع بغض النظر عن التغيرات أو الأزمات. ومع ذلك ، من المهم للغاية تحديد بعض النقاط الأساسية قبل وضع خطة للطوارئ. هذه النقاط هي
- من الضروري تحديد نقاط القوة لدى مديري المشروع.
- تحديد الطرق المتاحة التي يمكن لقادة المشروع من خلالها تحقيق الهدف المنشود.
- الإلمام بالمخاطر والصعوبات المحتملة التي قد تمنع تحقيق الهدف.
- التعرف على أوجه القصور في المشروع والعمل على إزالتها قدر الإمكان.
تحديد نوع الاتصال وإدارته
غالبًا ما تحدد طبيعة الاتصال بين الأشخاص كفاءة الإنتاج ، خاصة في مشاريع العمل الجماعي. لذلك ، يجب أن تكون إدارة المشروع ، بما في ذلك مديرها ، حريصة على توفير بيئة مناسبة تدعم التواصل الجيد بين الأشخاص العاملين في المشروع.
يؤدي ضعف التواصل بين الأفراد وعدم توافق الأفكار وقبولها إلى فشل المشروع وعدم القدرة على تنفيذ العمل على نطاق واسع. من المهم تعزيز العلاقات مع الأطراف الخارجية ذات الصلة بمنطقة المشروع ؛ حتى تتمكن الإدارة من ضمان الوصول إلى الأهداف والتطلعات المرجوة.
التخطيط الواقعي
تعد مشكلة عدم التخطيط الواقعي من أكثر الأخطاء شيوعًا في أقسام المشروع المختلفة. يعد الحماس مهمًا في تحقيق أهداف المشروع ووضعه على طريق النجاح ، لكن الحماس المفرط غالبًا ما يصبح أحد الأشياء السلبية التي تؤدي في النهاية إلى فشل العمل.
يؤدي الحماس المفرط إلى وضع أهداف وخطط قد تكون صعبة وغير واقعية تمامًا ، أو أن موارد المشروع وأدواته لا تسمح بتحقيق تلك الأهداف وقتها ، مما يؤدي إلى الإحباط واليأس بين العاملين في المشروع. لذلك ، تحتاج إدارات المشروع إلى توخي الحذر والعمل على تحديد أهداف واقعية تتناسب مع موارد المشروع.
مراقبة الميزانية وإدارتها
تعد إدارة ميزانية المشروع أحد الأشياء الضرورية التي تحدد العديد من الجوانب لكيفية ظهور المشروع في المستقبل. من المهم تحديد جميع النفقات المتعلقة بالمشروع ، والخيارات المالية المتاحة والتخطيط الجيد للميزانية المتاحة. مطابقة احتياجات ومتطلبات المشروع.
يجب على قادة المشروع أيضًا وضع توقعات مدروسة جيدًا للاقتصاديات المحتملة للمشاريع في المستقبل وتحديد التحديات والصعوبات التي يمكن أن تعيق تقدم العمل.
ضمان علاقات جيدة مع المستثمرين
يعد تعزيز العلاقات مع المستثمرين المهتمين بنفس منطقة المشروع من أهم خطوات إدارة المشروع. لأن التمويل الذي يمكن الحصول عليه من هؤلاء المستثمرين يساهم بشكل كبير في تطوير المشروع ويضمن استمراريته على أرض الواقع.
ونظراً لأهمية هذا الأمر ، يجب على الإدارات أن تحرص على بناء علاقات مع الجهات الداعمة. حتى يتمكنوا من تحقيق أهداف المشروع والاستمرار في تطوير موارده وأدواته ، وكذلك مواكبة التحديثات الحديثة التي تظهر بانتظام.
أمثلة على المشاريع الكبيرة
يتم تعيين خطوات إدارة المشروع ويمكن اتباعها في أي مشروع صغير أو كبير. فيما يلي أمثلة لبعض المشاريع الكبرى
- ابدأ شركة تجارية.
- بناء نظام توزيع مياه الشرب في منطقة سكنية في البلدان النامية.
- إنشاء مؤسسة وتنظيم إدارة شؤون العاملين والأساليب المتبعة.
- بناء المنشآت الصناعية.