لا شك أن العمل الجماعي أفضل بكثير من العمل الفردي لأنه يساعد على تحقيق أهداف العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
من خلال توزيع المهام على كل فرد ضمن نظام العمل ، يكون من الأسهل تسهيل الأمور وفقًا لقدرة كل فرد على أداء وظيفته بشكل أفضل. لهذا نوضح لكم على ال كيفية توزيع المهام في فريق العمل .
هذه هي الطريقة التي توزع بها المهام في فريق العمل
يجب أن يكون لدى مدير الفريق مواصفات خاصة حتى يتمكن من توزيع المهام بحكمة وذكاء في الفريق بحيث يمكن تحقيق الأهداف المرجوة بسرعة وكفاءة.
مواصفات مدير الفريق
- يجب أن يكون قادرًا على اختيار أعضاء فريق العمل على أساس خبرتهم السابقة ومستوى التعليم والقدرات الشخصية والمراسلات مع مستواهم الفكري.
- بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون قادرًا على التخطيط والتحليل والاختيار الموضوعي لطريقة العمل ، وكذلك توزيع الأدوار بمهارة.
- يجب أن يحظى بثقة أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من استشارته في مهامهم والتوجه إليه في الحالات العاجلة.
- يجب أن يكون لديه خبرة في التعامل مع الموظفين وتحفيزهم ومنحهم الثقة في أنفسهم وخبراتهم ومنحهم الفرصة للابتكار من أجل أخذ زمام المبادرة في النهوض بالعمل.
- يجب أن يكون قادرًا على حل أي نزاع ينشأ بينهما بذكاء ، وعدم التمييز بينهما في المعاملة ، والتعامل معها بشكل جيد.
- كما يجب أن يكون قادرًا على مقابلتهم والاتفاق على طرق أفضل لتحقيق أهداف العمل أكثر من ذي قبل والإشارة إلى حالات الفشل.
- يجب أن يعطي تعليمات واضحة وأن يتدخل في الوقت المناسب حتى لا ينحرف الفريق عن المسار المحدد.
- لتكون قادرًا على مراقبة وتقييم التقدم وتحديد الأولويات ووضع معايير عادلة للأداء.
- يجب أن يفهم ويقبل آراء أعضاء الفريق ، خاصة عندما تكون في مصلحة العمل.
- كن منفتحًا على مجموعة متنوعة من رغبات واحتياجات أعضاء الفريق ، اعتمادًا على طبيعتهم.
- يحتاج إلى الثناء والتصفيق لأعضاء الفريق عندما يحققون ما هو مطلوب منهم ، مما يدفعهم إلى العمل بجدية أكبر ، وهذا التشجيع يبقيهم مثابرين في أي عمل شاق وصعب.
- أن كلماته لا تتعارض مع أفعاله حتى يتمكن أعضاء الفريق من الثقة به واحترامه.
فوائد قيادة فريق العمل وتوزيع المهام عبره
- الحد من المنافسة الفردية من خلال التعاون بين أعضاء الفريق ودعم بعضهم البعض في تحقيق النجاح.
- توفير الفرص لتبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارة.
- اتخذ جميع القرارات دفعة واحدة بدلاً من اتخاذ قرارات واحدة تلو الأخرى بالطريقة التقليدية الفردية لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
- تحقيق النجاح المنشود من خلال التعاون والإلمام بفريق العمل.
نوصي أيضًا بقراءة ما يلي
خصائص فريق العمل الناجح
- المرونة في التعامل حيث يقبل كل عضو في الفريق رأي الآخر لصالح نجاح الفريق ولا يلتزم برأي واحد.
- تعتبر المشاركة من أهم السمات ، حيث يهتم أعضاء الفريق بالمشاركة الفعالة في المهام ودعم بعضهم البعض في أي مهمة قد تمنع أحدهم من إكمالها.
- أعضاء الفريق بحاجة إلى تحمل المخاطر والمشاكل ومواجهة.
- انفتاح أعضاء الفريق لإعطاء معلومات حول تخطيط العمل وقبول وجهات النظر.
- الالتزام بتحقيق أهداف العمل والإخلاص والأمانة في العمل.
- الإبداع والأساليب المبتكرة لتحقيق أهداف العمل.
- يجب أن يكون أعضاء الفريق مهذبين ويقبلون وجهات نظر بعضهم البعض عند مناقشة الخلافات والصراعات.
- هناك أهداف يود فريق العمل تحقيقها بأفضل طريقة ممكنة. يتم تقسيم هذه الأهداف إلى مجموعة من المهام التي يتم تقسيمها فيما بينها بناءً على مستوى خبرتهم. يقوم الفريق بتنفيذ هذه المهام في المواعيد النهائية التي يحددها مدير العمل وبجودة عالية.
أنواع فرق العمل ومهامها
هناك أنواع مختلفة من فرق العمل ، بعضها رسمي وبعضها غير رسمي.
أظهرت بعض التجارب التي تم إجراؤها أن قادة فرق العمل يفضلون الفرق الرسمية على الفرق غير الرسمية لما تتميز به من ثبات واستمرارية في العمل وتنفيذ الأعمال الروتينية المتكررة.
كما تتبع فرق العمل الرسمية قواعد وإجراءات العمل ، وتعد التقارير المطلوبة ، وتتبع التقدم نحو الأهداف المرجوة ، بينما تقوم فرق العمل غير الرسمية بمهام محددة.
وتجدر الإشارة إلى أن المدير يمكنه إدارة فريق العمل وتوزيع مهامهم وتتبعها عن بعد من خلال بعض تطبيقات الكمبيوتر والجوال مثل
Asana و Slack و Trello و Screencast OMatic و Base Camp و when I work.
من خلال هذه التطبيقات ، يمكنه متابعة المهام والمشاريع مع فريق العمل ، ويمكن لأعضاء الفريق متابعة بعضهم البعض دون إرسال رسائل بريد إلكتروني ، وبالتالي يتم توزيع المهام بانتظام.
يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام هذه التطبيقات لكتابة التعليقات والملاحظات ، والإبلاغ عن آخر تطورات العمل وتحميل الملفات ، حيث سيتلقى كل عضو إشعارًا حول هذا وبعض هذه التطبيقات ، مثل ب تطبيق Slack ، يمكن ربط بعض الخدمات الخارجية مثل Skype.
وإذا كانت هناك حاجة لشرح بعض خطط العمل والمهام بالصور والفيديو ، إذا كان فريق العمل يتكون من مبرمجين ومصممين ، فيمكن القيام بذلك من خلال تطبيق Screen Cast OMatic.
ويمكن لمدير العمل تنظيم ساعات عمل الفريق من خلال تطبيق When I Work ، ويسهل عليه التواصل معهم وإلغاء الاعتذار.